Správně vypsané výběrové řízení může být nečekanou komplikací nejen pro menší firmy, ale i pro velké firmy a státní instituce, jak dokazují stále se objevující příklady. Společnosti se proto nezřídka svěřují do rukou odborníků. Smluvní partner, nejčastěji externí firma, zadavatele celým procesem úspěšně provede a vybere vítěze, který vyhovuje nastaveným kritériím a zejména je v souladu se zákonem.
Tento postup by mohl být více využíván také v ICT oblasti. Pomáhá nejen tam, kde je ze zákona povinné vypisovat výběrová řízení, což je příklad státních institucí, ale také u firem, které naopak chtějí za své peníze dostat adekvátní služby a neplatit zbytečně víc. Zde jim mohou pomoci specialisté na tento byznys. Smluvní partneři si pohlídají, aby z pohledu dodavatele nebyly podmínky považovány za diskriminační a nevypisovalo se výběrové řízení na základě nějaké šablony „na koleně“. Zadavatelé sami reagují jinak než firma, pro kterou je hlavní činností zabezpečit správný průběh výběrového řízení (eliminovat neznalost i zažité a špatné zvyklosti při zadávání a vyhodnocování).
„V zájmu každé instituce, zejména pak veřejné, by mělo být vždy získání toho, co požaduje. Prioritou je tak nákup podle reálné potřeby a v odpovídající cenové hladině. Chce-li například pořídit software, může sáhnout po nových licencích, použitých, či zvolit kombinaci obojího. Setkáváme se poměrně často s tím, že firmy vědí, jaký software přesně chtějí, ale potýkají se se znalostmi pro vypsání transparentní zadávací dokumentace pro výběrové řízení,“ vysvětluje Patrik Sodoma, Sales Director for Czech Republic společnosti SoftwarePro. Běžně zažitá praxe bohužel funguje tak, že výběrové řízení je chybně napsáno a v některých případech diskriminuje potenciální dodavatele. „Troufáme si říci, že v 80 % případů zadavatelé nevědomě podmínkami výběrového řízení limitují okruh možných dodavatelů na nižší jednotky, přičemž by se jich mohlo zúčastnit mnohonásobně více,“ podotýká Patrik Sodoma.
Je-li naopak využita externí společnost, například právníci (kteří v tomto případě vystupují jako odborníci) mají potřebné právní povědomí o legislativě, co se týče výběrových řízení v ČR (především znění a podstatu zákona o zadávání veřejných zakázek). Neexistuje návod, podle kterého by firma pro svůj úspěšný chod potřebovala za všech okolností zcela nové licence. V rámci hospodářského zisku většina z nich preferuje vždy nižší pořizovací cenu. Zde jim mohou přijít vhod druhotné softwarové licence, o kterých Soudní dvůr Evropské unie rozhodl, že jsou legitimní a nepředstavují žádné podnikatelské ani jiné riziko.
Win-Win
„Účastnili jsme se výběrového řízení na dodávku Office 2016 do společnosti Teplárny Brno. Celý proces zastřešovali právníci, a tak nedošlo k žádnému zbytečnému diskriminačnímu jednání. Výběrové řízení jsme nakonec vyhráli, a to na základě toho, že jsme splnili veškerá kritéria a podali nejnižší cenovou nabídku,“ informuje Patrik Sodoma a dodává: „Po vyhodnocení řízení jsme konzultovali dodávku také s IT správcem zadavatele, kde jsme komunikovali způsob dodání, možnosti a také jsme doporučovali použití co nejjednoduššího způsobu nasazování zakoupeného softwaru.“ Nešlo jenom o samotnou dodávku druhotných licencí, ale kvůli jednodušší správě i doporučení použití KMS serveru, což je Microsoftem doporučovaná metoda v případě většího počtu licencí.
Teplárny po této kladné zkušenosti od SoftwarePro zakoupily licence opakovaně, když po čase potřebovaly dokoupit další, menší počet licencí (šlo o jednodušší verzi výběrového řízení malého rozsahu). V obou případech přitom nakoupily licence k aktuálním verzím kancelářských balíků s úsporou přibližně 30 % oproti novým licencím. Úspora v tomto případě představovala několik set tisíc korun. „Pokud je v zájmu získat nejvhodnější nabídku, je nákup přes prostředníka vhodnou volbou. V případě, že se přihlíží k podstatě zákonů, často se ukáže, že druhotné softwarové licence jsou jasnými favority a není důvod jejich pořizování odsuzovat,“ dodává závěrem Patrik Sodoma. Samozřejmě hodně také záleží na účastníkovi výběrového řízení, jestli dokáže a chce poskytnout veškeré informace o jím nabízených produktech – jestli jsou ověřitelné a tudíž bezproblémové.
Obrázek: katemangostar / Freepik
