Klíčové parametry efektivní archivace firemní elektronické pošty

GFI emaily

GFISpolečnost GFI Software uvedla, že striktní regulační požadavky a další nárůst elektronické komunikace zvýší v roce 2020 nároky na archivaci firemních e-mailů. Letos by mělo být podle společnosti Statista zasláno a přijato globálně více než 300 miliard e-mailů každý den, z čehož zhruba 130 miliard tvoří obchodní elektronická pošta. Každoročně přibývá firemních e-mailů o cca 3 %.

Nutnost archivovat firemní elektronickou poštu požadují například v USA obecné zákony typu Sarbanes-Oxley plus nařízení zaměřená specificky na odvětví jako třeba HIPAA ve zdravotnictví. V České republice má každá firma povinnost mít plnou kontrolu nad smazanými a archivovanými e-maily díky evropskému nařízení GDPR či vyplývá z lokálních požadavků na uchovávání finančních a účetních dokumentů po dobu až 10 let. Vzhledem k tomu, že uživatelé v řadě zejména SMB firem důležité dokumenty často nechávají pouze ve formě e-mailových příloh, je životně důležité obchodní elektronickou poštu spolehlivě a důvěryhodně archivovat.

Jaké parametry je třeba při výběru řešení zvažovat:

  • Uživatelská přívětivost – Účelem archivačního řešení je spolehlivě uložit e-maily, a rychle je nalézt a zobrazit na PC i mobilních zařízeních bez nutnosti podpory IT oddělení;
  • Propojení s více poštovními servery – nárůst elektronické komunikace znamená, že stále více organizací potřebuje dva a více poštovních serverů a kompatibilitu s více e-mailovými klienty;
  • Off-line přístup na archivační server – V případě výpadku poštovního systému či konektivity by uživatelé měli stále mít přístup k historii svých emailů za účelem zachování obchodní kontinuity;
  • Efektivní celkové náklady – Řešení by mělo zvýšit celkovou efektivitu formou nižších nákladů na ukládací prostor, vyšší produktivity uživatelů a minimalizace rizik vyplývajících ze ztráty důležitých e-mailů;
  • Dodržení regulačních nařízení – S využitím automatizované archivace, kontroly nad uloženými daty, a záznamu logů událostí pro splnění případných auditních požadavků.

„I průměrná SMB společnost dnes denně generuje desítky až stovky megabytů nových e-mailů, které zaplňují a zpomalují jejich poštovní servery,“ řekl Zdeněk Bínek, zodpovědný za prodej GFI Software v ČR a na Slovensku. „Oddělené archivační řešení typu GFI Archiver zásadně ulehčuje e-mailovému provozu a přitom poskytuje významné výhody vyšší pracovní produktivity a schopnosti dostát stále náročnějším regulačním požadavkům.“

GFI Archiver umožňuje IT administrátorům archivovat, ukládat a vyhledávat interní i externí elektronickou poštu, souborové přílohy a data z kalendářů v jednom centrálním, zabezpečeném úložišti. GFI Archiver dokáže dále spolupracovat s aplikacemi Office 365, Google Apps a s e-mailovými servery Windows Server včetně platforem Hyper-V a VMware. Řešení je dostupné v rámci předplatného modelu GFI Unlimted. V České republice se k jeho zákazníkům řadí například Česká národní banka či Celní správa ČR.