Doby, kdy si firma musela vystačit se šanony přetékajícími papírovými fakturami a smlouvami, jsou již pryč. Přesto řada firem s digitalizací stále otálí. Neobávají se přitom ani tak toho, že by se jim nevrátila finanční investice, jako spíše časové náročnosti zavedení nových systémů. Nemusí! To, co dříve trvalo měsíce, zvládne nové řešení KM Flows od Konica Minolta za pár dní.
Poptávka po digitalizaci mezi českými firmami roste, přesto však mnoho z nich, zejména ze segmentu SMB, má v této oblasti velké rezervy. Pokud už malé a střední podniky přistoupí k digitalizaci, nedokáží mnohdy využít její potenciál naplno a v lepším případe stále pracují s dokumenty na sdílených discích a ve složkách. To není ideální jak z pohledu bezpečnosti, tak komfortu práce. Dnes lze totiž k dokumentům, k jejich připomínkování a schvalování přistupovat vzdáleně, odkudkoli.
Konica Minolta zužitkovala více než pět let zkušeností s digitalizačními službami a přenesla je do univerzálních šablon a předdefinovaných procesů. Na jejich základě vyvinula vlastní řešení KM Flows, které u zákazníka rychle nasadí s většinou požadovaných funkcionalit a v případě potřeby následně už jen upraví. Rozsáhlé zákaznické analýzy, které byly standardním postupem při zavádění digitalizačních služeb, tak už v případě KM Flows nejsou zapotřebí a instalace je podstatně jednodušší.
Firmy navíc ušetří za nákupy licencí operačních systémů či databází, protože balíček může být nasazen na stávající infrastruktuře zákazníka nebo kompletně fungovat jako cloudová služba (SaaS).
Dvojice nezávislých nástrojů
Balíček KM Flows je složený z nástrojů FlowCap a FlowDoc. Ty jsou navzájem nezávislé a mohou být použity i samostatně. Plný potenciál KM Flows však zákazník využije při jejich současném nasazení.
FlowCap představuje pomyslnou bránu pro dokumenty, které jsou pomocí mobilní aplikace nebo multifunkčního zařízení jednoduše převedeny do editovatelného nebo prohledávatelného formátu.
Zpracované dokumenty pak mohou být uloženy v navazujícím úložišti FlowDoc nebo v jakémkoli jiném digitálním úložišti, jako je cloud, síťové disky nebo e-mail. Takto zdigitalizované dokumenty mohou být samozřejmě použity také v dalších systémech (ERP, DMS, atd.). FlowDoc však nabízí proti konkurenci jednu zásadní výhodu. Dokumenty netřídí do adresářové struktury, která se časem zákonitě stává nepřehlednou, ale podle kontextu.
Dokumenty uložené v úložišti jsou opatřeny metadaty, která mohou obsahovat například informace, o jaký typ dokumentu jde, jakého zákazníka se týká, kdy byl vytvořený a kdo tento dokument může otevřít či editovat. FlowDoc samozřejmě také podporuje týmovou práci nad dokumenty. Umožňuje komentování, potvrzování, verzování dokumentů a jejich schvalování v podobě řízené dokumentace, a to i na mobilním zařízení.
