Zbytečně drahé nákupy a chybějící informace o čerpání rozpočtu – to jsou hlavní důvody, proč se Parfumerie Douglas rozhodla od června využívat nový cloudový nástroj na automatizaci nákupu od firmy Grit. Evropská jednička na trhu parfumerií se stala pilotním zákazníkem této služby.
Douglas se dříve potýkal s příliš drahými nákupy. „Schvalovatelé faktur občas zjistili, že jejich kolegové nakoupili za zbytečně vysoké ceny. Jenže v tu chvíli už bylo pozdě. Fakturovanou službu jsme využili a museli jsme zaplatit. Abychom se drahým nákupům vyhnuli, potřebovali jsme schvalovat už objednávky,“ popisuje Tereza Trunečková, která v Douglasu působí na pozici Controlling & Reporting Manager.
Dalším problémem, který řešili, byla obtížná dohledatelnost dokumentů. Objednávky totiž neukládali na jednom místě, ale zaměstnanci je měli v e-mailech nebo v tabulkách u sebe v počítači. Kvůli tomu bylo obtížné kontrolovat čerpání rozpočtů. „Peníze si hlídají kolegové, kteří jsou zodpovědní za jednotlivé oblasti. Zároveň jednorázové investice plánuje i vedení. Informace byly roztroušené a kvůli tomu se někdy stalo, že jsme rozpočet překročili,“ uvádí Tereza Trunečková.
Aby těmto komplikacím zabránili, domluvili se s firmou Grit na vývoji řešení na automatizaci nákupu. Douglas už totiž využívá Invoice Flow, nástroj od Gritu na automatizaci zpracování faktur, se kterým lze nové řešení bez problémů propojit a jeho výhody tak ještě znásobit.
Pokud nyní někdo ze zaměstnanců připravuje objednávku, rovnou ji vytvoří v novém systému. „Ten ji automaticky pošle přidělenému schvalovateli a po jeho souhlasu dodavateli, který poskytne plnění a posílá fakturu. Invoice Flow z ní vytěží údaje, takže je fakturanti nemusí ručně přepisovat. Poté fakturu spáruje s objednávkou,“ popisuje Kateřina Líbalová, produktová manažerka Invoice Flow.
Pokud oba dokumenty sedí buď na korunu přesně, nebo v rámci nastavené tolerance, fakturu už neposílá na schvalovatele. Jestliže objeví nesrovnalost, ihned o ní informuje. V obou případech tandem softwarů celý proces výrazně urychlí. Novou službu lze používat i samostatně bez napojení na Invoice Flow.
V Douglasu mají také lepší kontrolu nad rozpočty jednotlivých oddělení. „Když zaměstnanec vytvoří objednávku, hned vidí, jestli právě nepřekračuje rozpočet, případně kolik peněz zbývá,“ říká Tereza Trunečková.
Digitalizace a s tím spojená automatizace je v oblasti nákupu stále větším trendem, což potvrzují i výsledky celosvětových průzkumů. Podle loňských dat univerzity v Mannheimu 84 % nákupčích věří, že digitalizace má zásadní vliv na vylepšení výsledků jejich oddělení. Většina firem má však v této oblasti velké rezervy – jen 5 % respondentů uvedlo, že mají vysoce automatizované procesy.
