Výhradně elektronickou archivaci nevyužívá ani 7 % tuzemských společností, čtyři z deseti firem pak likvidují dokumenty klasickou skartovačkou nebo je pálí.
U tuzemských společností je silně zakořeněná archivace dokumentů ve fyzické podobě v šanonech, činí tak na 86 % procent firem, byť velká část z nich používá papírovou i elektronickou archivaci (konkrétně 70 %). Pouze na papírovou archivaci spoléhá takřka 16 % společností, vyplývá z průzkumu společnosti Software602, který ve dnech 10. až 12. února 2021 realizovala agentura Instant Research na vzorku 525 firemních manažerů odpovědných za IT zakázky.
„Elektronickou archivaci jako jediný způsob uchování dokumentů používá necelých 7 % firem, nejčastěji ve Středočeském a Ústeckém kraji,“ říká Michal Vejvoda, Business Development Manager ve společnosti Software602. Čtyři z deseti IT manažerů firem (44 %) musejí při vyhledávání konkrétních dokumentů zajít osobně do papírového archivu v kanceláři a projít šanony. O něco méně (38 %) se jich musí proklikat složkami elektronických dokumentů uložených v počítači, na serveru nebo v cloudu. Třetina (33 %) pak může využít evidenční položky nebo fulltextové vyhledávání v digitálním archivu.
Pouze čtvrtina firem má vzdálený přístup do archivu
„Z elektronických způsobů archivace firemních dokumentů jasně vedou sdílené adresáře na firemních serverech. Používá je 39 % respondentů. Takřka pětina (19 %) účastníků průzkumu uvedla, že elektronická verze dokumentů se archivují v jednotlivých počítačích zaměstnanců. Každý devátý využívá pro archivaci systémy jako ERP nebo DMS, osmina pak cloud,“ vypočítává Michal Vejvoda. Na způsobu archivace záleží, zda a jak se k dokumentům mohou zaměstnanci a manažeři dostat i vzdáleně, což je, zejména v dnešní době vládních opatření proti šíření koronaviru a častějšího využívání home office, klíčové. Jedině tak můžou firmy fungovat plnohodnotně i s lidmi pracujícími z domova.
Vzdálený online přístup do digitálního archivu firemních dokumentů má však podle průzkumu pouze 26 % respondentů, což je žalostně málo. Takřka třetina se do digitálního archivu dostane pouze z pracovních počítačů v kanceláři, víc než pětina pak musí dokumenty hledat v konkrétním počítači konkrétního zaměstnance a 41 % musí zajít do fyzického archivu a vyhledat si dokument papírový. „Ukazuje se, že české firmy jsou z hlediska archivace dokumentů poměrně konzervativní a papír u nich stále hraje důležitou roli. V situacích, kdy je třeba zajistit vzdálený přístup k archivovaným materiálům, je to ale dost nepraktické,“ upozorňuje Michal Vejvoda.
Problematizuje to i vyřazování dokumentů, které již není třeba archivovat. Takřka čtyři z deseti respondentů (38 %) uvedli, že v jejich firmě provádí fyzickou skartaci papírových dokumentů, nebo je dokonce pálí. 19 % respondentů čas od času promaže uložené elektronické dokumenty a pouze 18 % řeší skartaci dokumentů v digitálním archivu. Šestina (17 %) účastníků průzkumu neví, jakým způsobem jejich firma dokumenty skartuje a 7 % uvádí, že využívají jiný způsob jejich likvidace.
Řešení nabízí DocsMaster od Software602
Při dlouhodobější práci na home office, ale třeba i při služebních cestách nebo v dalších situacích, kdy není možné fyzicky zajít do kanceláře vyhledat potřebný dokument, je neocenitelným pomocníkem digitální archiv s možností vzdáleného přístupu. Ať už jde o smlouvy, spisy, datové zprávy nebo e-maily z vybraných poštovních účtů, jejich dlouhodobou archivaci dokáže zajistit DocsMaster. Systém pro archivaci s chytrým řízením dokumentů, smluv, spisů a datových zpráv od Software602, který firmy ocení jak v kanceláři, tak při práci z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna zaměstnanci nacházejí.
„Pro každého uživatele (zaměstnance) lze nastavit oprávnění přístupu k vybraným typům dokumentů. Všechny dokumenty tak najdete na jednom místě, ale vždy máte bezpečnou záruku, že uživatel má přístup pouze k vybraným dokumentům, k nimž má oprávnění. Citlivé dokumenty zůstanou jen pro vybranou skupinu uživatelů,“ ujišťuje Michal Vejvoda. V případě, že konkrétní zaměstnanec s možností vzdáleného přístupu do archivu firemních dokumentů podá výpověď nebo je propuštěn, lze mu okamžitě přístup k dokumentům odepřít. Zároveň je možné ověřit, s jakými dokumenty pracoval.
Přístup do chytrého firemního archivu je možný jak z klasického PC, tak i mobilního zařízení. Je autorizován, takže je zajištěna bezpečnost dokumentů a přístup k nim. A v neposlední řadě životnost takto archivovaných dokumentů je v podstatě neomezená: na rozdíl od papírových verzí nehrozí, že vyblednou, shoří nebo je zničí jiná živelná katastrofa. Skartaci lze nastavit dopředu a je automatická, takže na ni odpovědní zaměstnanci nemusejí myslet.
